会社では、ビルやオフィスの清掃を業者に委託する場合が多いです。しかし、仕事場には機密情報がたくさんあるので、部外者を入れるのはセキュリティが気になるという人もいるでしょう。そこでこの記事では、清掃を業者に委託する際のセキュリティ対策の必要性を解説するとともに、セキュリティ対策のチェックポイントをご紹介します。

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清掃業者に委託する際はセキュリティ対策が必要

会社やオフィスの清掃を業者に委託する際は、セキュリティ対策をしっかり行いましょう。清掃業者は社外の人間なので、セキュリティ対策をしないと、機密情報が漏洩する可能性があります。また、情報漏洩は故意の場合だけでなく、日常会話などで悪気なく行われる場合もあるため注意が必要です。そのため、社員全員がセキュリティの意識を高く持ち、情報漏洩を防いでください。

セキュリティ対策のためにチェックするポイント

セキュリティ対策のためにチェックするポイントを、5つご紹介します。

1. 目につく所に書類を置かない
2. 席を離れる時はパソコンをロックする
3. 書類の廃棄は適切に行う
4. デスクにパスワードやIDを貼らない
5. 委託先の会社をよく調べる

目につく所に書類を置かない

オフィス内であっても、見える所に仕事の書類を置くのはやめましょう。清掃業者はオフィスを巡回するため、目立つ所に書類があると、内容を見られてしまう可能性があります。作業員が信頼できる人であれば、守秘義務により重大な情報漏洩につながることは少ないですが、万が一のことを考えて、日頃から書類の管理は徹底してください。

席を離れる時はパソコンをロックする

少しの時間であっても、席を離れる時はパソコンをロックしましょう。パソコンには、会社の情報がたくさん入っており、ロックしないで席を離れると、不正アクセスされる可能性があります。短い時間でも危険なので、席を離れる際はパソコンをロックして、他人が操作できないようにすることが大切です。

書類の廃棄は適切に行う

仕事の書類を廃棄する際は、適切な方法で行いましょう。近年は、書類の誤廃棄による情報漏洩が増えています。また、清掃業者などの社外の人間が、廃棄書類を勝手に持ち出して悪用するといった犯罪もゼロではありません。書類を廃棄する時は、シュレッダーを使う、機密文書溶解サービスを利用するなど、適切な方法で行うことが大切です。

デスクにパスワードやIDを貼らない

会社のソフトやシステムには、セキュリティのためIDやパスワードを設定することが多いです。社員の中には、忘れやすいから、毎日使うからなどの理由により、付箋に書いてデスクに貼り付けしている人もいるでしょう。しかし、IDとパスワードも機密情報のため、貼り付けるとセキュリティの意味がなくなります。不正アクセスの原因にもなるので、パスワードなどをデスクに貼るのは絶対にやめましょう。

委託先の会社をよく調べる

清掃業務を委託する際は、委託先の会社をよく調べましょう。清掃業務を請け負う業者は多く、中には故意に機密情報を持ち出す悪徳業者もあります。実績があり、信頼性の高い業者であれば情報漏洩のリスクを減らせるので、契約前に業者を調べて見極めることが大切です。

清掃業者に委託する際はセキュリティ対策を行いましょう

清掃業者は社外の人間なので、セキュリティ対策をしないと、会社の機密情報が漏洩する可能性があります。そのため、社員一人一人がセキュリティの意識を高く持ち、書類やパソコンなどの機密情報を含むものの管理を徹底することが大切です。

また、清掃業者の中には、機密情報を持ち出そうとする悪徳業者もいるので、契約前に委託先の会社をよく調べてください。清掃業者に委託する際は、セキュリティ対策を行い、不正アクセスや情報漏洩を防ぎましょう。