個人事業主や法人経営をしていると、オフィスの清掃を業者に委託することがありますよね。その際、清掃にかかった費用は経費になると考えている人も多いでしょう。しかし、オフィスの清掃費用は経費にできるのか、経費の勘定科目はどれが適切かなど、わからないこともあります。

そこでこの記事では、オフィスの清掃費用は経費になるか解説するとともに、清掃費用を経費にする際の勘定科目をケース別にご紹介します。

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オフィスの清掃費用は経費になる

オフィスの清掃費用は、職場の衛生環境を整えるために必要なので、経費にできます。しかし、理由が明確でないと経費として認められないため、適切な勘定科目での計上が必要です。

清掃を委託した際の経費の勘定科目

清掃を委託した際の経費の勘定科目について、以下の5つより解説します。

1. 少額・不定期にかかる場合
2. 毎月予算が必要な場合
3. 社員がいる場合
4. 管理費や共益費に含まれる場合
5. 勘定科目がわからない場合

少額・不定期にかかる場合

清掃を業者に委託した際、かかった費用が少額、もしくは不定期に費用がかかる場合は、「雑費」として計上しましょう。雑費は万能で使いやすい勘定科目のため、清掃費用にも適しています。しかし、清掃費用以外との区別が難しくなるので、帳簿づけをわかりやすくしたい場合は、他の勘定科目を選んだ方が良いかもしれません。

毎月予算が必要な場合

清掃を業者に委託し、毎月費用がかかる場合は、「衛生管理費」として計上するのが適切です。固定で予算が必要な場合、雑費として計上すると会計理由が不透明になり、経費として認められない可能性があります。そのため、毎月固定的に費用がかかる際は、衛生管理費として予算を立てて、清掃費用を分けましょう。

社員がいる場合

法人経営をしており、家族以外の社員がいる場合は「福利厚生費」として計上できます。福利厚生費とは、社員が健康で快適に過ごすための費用なので、オフィスの清掃をして環境を整える場合にも使えるのです。しかし、家族経営の場合は福利厚生費にはできないので、その際は雑費や衛生管理費として計上しましょう。

管理費や共益費に含まれる場合

オフィスが賃貸の場合、管理会社により、すでに清掃業務が委託されている場合があります。この場合、自分で清掃業者に依頼をしているわけではありませんが、賃貸の共益費や管理費に清掃費用が含まれているため経費にできます。経費にする際の勘定科目は、「地代家賃」として計上するのが適切です。しかし、管理費や共益費の全額が清掃費用になるわけではないので、計上する際の金額には注意しましょう。

勘定科目がわからない場合

清掃を業者に委託した際に、勘定科目がわからない場合は「外注費」・「業務委託費」として計上することもできます。外注費や業務委託費は、業務委託全般に使える勘定科目なので、清掃業務を委託する際にも使えます。万能で使いやすい経費なので、勘定科目がわからず困った時にはこれらで計上すると良いでしょう。

ただし、帳簿づけがわかりにくくなる場合や、定期的に清掃費用が必要になる場合は、清掃費用としてわかりやすい衛生管理費を使用した方が良いです。

清掃費用は適切な勘定科目で計上しましょう

オフィスの清掃費用は、職場の衛生環境を整えるために必要なものなので、経費にできます。しかし、経費にする際は、会計が不透明にならないよう、適切な勘定科目で計上することが大切です。清掃業務を委託する際に使える勘定科目は、雑費、衛生管理費、福利厚生費、地代家賃などがあります。

また、勘定科目がわからない場合は、外注費や業務委託費として計上することもできます。それぞれの状況に合わせて、清掃費用を適切な勘定科目で計上しましょう。