オフィス清掃を外部に委託しているという企業は多いでしょう。自社の従業員ではなく専門の業者に清掃してもらうことによって、綺麗なオフィスを保つことができます。しかし、オフィス清掃を外部に委託する際には注意を払わなくてはいけません。注意を怠ってしまうと、情報漏洩や余計な費用の発生など、会社にとって不利益が生じます。

本記事では、オフィス清掃を委託する際の注意点について6つ解説します。あわせて最適な業者の選び方も紹介するので、オフィス清掃を外部に委託する際の参考にしてください。

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オフィス清掃を委託する際の注意点

オフィス清掃を委託する際には、いくつか注意点があります。6つの注意点について解説するので、外部にオフィス清掃を委託する際は気を付けてください。

セキュリティ対策を行う

外部にオフィス清掃を委託するということは、社外の人がオフィス内に出入りすることになります。そのため、オフィス清掃を委託する際には、セキュリティ対策が欠かせません。清掃会社では清掃員たちに守秘義務を課してはいますが、意図せずとも、情報漏洩に繋がってしまう場合があります。。そのため、清掃作業が始まる前や作業中には次のことに注意しましょう。

• パソコンを開きっぱなしにしない
• データにはパスワードをかける
• 書類をデスク上に置いておかない
• 清掃員がそばにいるときに、外部に聞かれてはいけない話をしない

一人一人が注意を払うことで、情報漏洩を回避しましょう。

委託する場所を厳選する

オフィス清掃を委託する際は、どの場所を委託するのか厳選しましょう。清掃を委託する場所が増えるほど費用もかさみます。予算と照らし合わせて、必要な部分を委託しましょう。その際は、自社の従業員にはできない清掃を優先的に選択する必要があります。

たとえば、天井取り付け型のエアコン掃除は、従業員には困難です。自社でできる部分とそうでない部分を把握し、委託する場所を厳選することで費用の無駄も削減できます。

日程の調整をする

オフィス清掃の日程を調整することも大事です。清掃の内容によっては、作業中に仕事ができません。お客様の訪問予定や、会議の予定などを考えながら日程を決めましょう。

清掃業者の特徴を知っておく

清掃業者ごとに、得意分野や取り扱う内容が異なります。どの分野が得意なのかを知ったうえで業者を選ぶといいでしょう。また、清掃内容によっては対応していない業者もあります。たとえば、高所作業車や吊りロープなどを使って行う窓清掃は、行っている業者も限られています。清掃業者の特徴を調べたうえで依頼すると安心です。

適正な値段設定か検討する

清掃業者によって値段設定が異なります。なかには、相場よりも高い料金を設定している業者もいるのが事実です。外部に委託する際の価格相場を知ったうえで、適正価格かどうかを検討しましょう。

清掃業者が損害賠償責任保険に加入しているか確認する

清掃業者はプロの業者ではありますが、清掃中にトラブルが起きることもあります。オフィス備品の破損や怪我をする事故などが起こったりした際に、損害賠償責任保険に加入している業者であれば、安心です。

最適な業者の選び方

清掃業者といってもさまざまな業者が存在します。最適な業者を選ぶには次の点に注意して検討してください。

• ホームページなどで実績が確認できる
• 口コミが良い
• 見積書の内容が明確である
• 従業員の教育体制がしっかりしている
• 損害賠償責任保険に加入している

注意点を確認して安心して委託しましょう

オフィス清掃を外部に委託する際は、情報漏洩やトラブルなどに気を付けて依頼しなくてはいけません。安心してオフィス清掃を委託するためにも、本記事を参考にして業者選びを行いましょう。