清掃業務委託契約書の見るべきポイントとは？【契約書見本あり】
清掃業務委託契約書の見るべきポイントとは？【契約書見本あり】
こんにちは。西村です。
今回は新規のお客様よりお問い合わせいただくことの多い「清掃業務委託契約書」について解説します。
＜このブログはこんな方の参考になるように執筆しています＞
✔︎ これから初めて清掃業者に業務を委託する方
✔︎ 清掃業務の委託契約書について知っておきたい方
✔︎ 契約書の内容や確認すべきポイントをざっくり把握したい方
✔︎ 清掃業務委託契約書を0から作成しようとされている方
✔︎ エヒメアイムサービスの契約書の概要を知りたい方
清掃を委託するのに契約書は必要か？
結論、清掃業務を清掃会社に委託する際、契約書の締結は必ずしも必要ではありません。
特に単発での依頼や発注額が小さい場合は見積書ベースで話を進めることが多く、契約書を締結すること自体ほとんどないのが実情です。
契約書を締結するのはどんな場合？
明確な基準はありませんが、日常的な清掃業務を委託する際は契約書の締結をお勧めします。
日常的な清掃はサービス提供を受ける頻度も多く、基本的に1年単位の長期契約になるため、業務を委託する上での決め事をしておかないと後々のトラブルの原因となり得るからです。
契約書を締結していないと、どんなトラブルが起きる？
業務委託時のトラブルは『契約書を締結していなかったから』というより『細かなところまで取り決め（または確認）をしていなかったから起きる』ことがほとんどです。
清掃業務契約書は清掃を請け負う業者側が用意することが一般的ですので、発注者側は業務を委託するにあたって、自社の許容を超える不利な条件が契約に入っていないかをしっかり確認する必要があります。
清掃業務委託契約書の見るべきポイントとは？
では、ここからは清掃業務契約書の見るべきポイントを解説していきます。
①清掃業務契約書の見本
基本的に清掃会社が用意する契約書の内容に大きな違いはありません。ここではまず、当社の清掃業務契約書の見本をご覧いただき、清掃業務契約書の大まかな内容を確認しておきましょう。
※もし契約書を一から作成される方は、見本の契約書の内容をそのまま流用いただいたので十分かと思います。
②業務仕様書などの添付書類
清掃の範囲や頻度、清掃の手順などの細かな取り決めは『仕様書』という形で契約書に別紙で添付します。
当社ではお客様のご要望に応じて『作業計画書』『作業手順書』『図面』『見積書』等を添付しますが、清掃会社によって書式も内容も異なるため、少なくとも清掃範囲と頻度が分かる書類の添付は必ず依頼しましょう。
③契約期間・自動更新の有無
毎日の清掃をする『日常清掃業務』を委託する場合、『1年契約の自動更新』という形をとることが一般的です。
ちなみに清掃範囲や内容、委託金額等に変更が生じた場合、契約期間の途中であっても『覚書』を交わすことで対応します。
④支払条件
清掃業務の委託料の支払条件についてチェックしましょう。主には『締日』『支払期日』『振込手数料の負担』が御社のルールに適合しているかをご確認下さい。
⑤清掃用具・洗剤・消耗品等の負担
掃除に使う道具や洗剤は清掃会社が用意するのが一般的ですが、トイレットペーパーやゴミ袋などの消耗品はどちらが用意するのかはケースバイケースです。
消耗品をどちらが用意するかによって委託料金も変わってくるので、この点は見積もり段階から必ず確認しておきましょう。
⑥駐輪場・駐車場・控室等の提供
清掃にあたり、業務に必要な水や電気、清掃道具置き場の確保は発注側でご負担いただきます。
控室や駐輪場・駐車場を無料で貸与いただけると清掃会社的には嬉しいのですが、御社の規定として有料とする場合は金額や利用方法等の規定について記載しておきましょう。
⑦再委託の有無
日常清掃業務における再委託の有無とは、『業務を受託した清掃会社が、実際の業務を下請企業に委託してもいいかどうか』です。
もちろん業務品質についての監督責任は契約先の清掃会社にあるので、オフィスや一般的な店舗・施設の清掃では特段気にすることはありません。ただし、『医療関連サービスマーク』を取得している病院の場合、日常清掃業務の再委託は禁止されている点に注意が必要です。
参考リンク：厚生労働省「病院、診療所等の業務委託について」
⑧損害賠償
清掃業務を行うにあたって、お客様に損害をもたらしてしまうケースがあります。
主には『商品・什器備品の破損』『建材の損傷』『施設利用者の事故』などが挙げられますが、原因が清掃従事者にある場合は当然、業務を委託している清掃会社がその損害を賠償することになります。
その際に重要なのが清掃会社の『業務災害保険の加入の有無』です。
清掃業を営む場合、何かしらの業務災害保険に加入しているのが一般的ですが、個人事業主や小規模の清掃会社の場合、保険の限度額が低く設定されている可能性があります。万が一に備えて清掃会社の保険の概要を確認しておくといいでしょう。
参考リンク：全国ビルメンテナンス協会「ビルメンテナンス賠償責任保険のご案内」
⑨解約手順
清掃業務の委託契約を締結したものの、清掃会社の質や対応に不満がある場合は解約をご検討ください。
一般的には『解約したい日の3か月前までに、書面で解約の申し入れ』をする形になっています。清掃会社によってはもっと短い期間に設定している所もありますが、『日常清掃業務』の場合は御社専属の清掃スタッフを雇用していることがほとんどですので、どれだけ急いだとしても『1か月前より早い解約は困難』なのが実情です。
清掃業務委託契約のご不明点は当社にご相談ください
意外かもしれませんが、清掃業務委託契約書を締結せず口約束で清掃業務を委託している企業様は少なくありません。
清掃は御社の職場や店舗の環境整備を担う重要な業務発注ですので、もし契約書を締結されていないのであればこのブログを参考に進めていただければ幸いです。もし清掃業務の発注や契約書に関してご不明点等ございましたらお気軽に当社にご相談ください。